1. Informacje ogólne
Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników sklepu internetowego dostępnego pod adresem zapisane.com.pl, dalej jako „Sklep”.
Dbamy o prywatność użytkowników i dokładamy starań, aby dane osobowe były przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679, czyli RODO.
Korzystanie ze Sklepu oznacza akceptację zasad opisanych w niniejszej Polityce prywatności.
2. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest:
Paulina Caputa
prowadząca działalność gospodarczą pod firmą: Paulina Caputa
adres: Wola Mędrzechowska 45, 33-221 Mędrzechów
NIP: 8711721212
adres e-mail: paulina@zapisane.com.pl
W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się pod adresem e-mail: paulina@zapisane.com.pl.
3. Jakie dane osobowe przetwarzamy?
W zależności od sposobu korzystania ze Sklepu możemy przetwarzać następujące dane:
- imię i nazwisko,
- adres e-mail,
- numer telefonu,
- adres dostawy,
- adres do faktury,
- dane dotyczące zamówienia,
- dane potrzebne do wystawienia faktury lub rachunku,
- numer NIP, jeżeli zamówienie składane jest na firmę,
- treść korespondencji wysyłanej przez formularz kontaktowy lub e-mail,
- dane techniczne, takie jak adres IP, dane o urządzeniu, przeglądarce, systemie operacyjnym oraz aktywności w Sklepie,
- dane podane dobrowolnie przy zamówieniach personalizowanych, np. imię, dedykacja, treść nadruku, tekst do umieszczenia na produkcie lub inne informacje potrzebne do wykonania zamówienia.
Nie należy przesyłać w treści personalizacji danych szczególnie wrażliwych, jeżeli nie są one potrzebne do wykonania zamówienia.
4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:
a) Realizacja zamówień
Dane są przetwarzane w celu przyjęcia zamówienia, przygotowania produktu, obsługi płatności, wysyłki oraz kontaktu w sprawie zamówienia.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem.
b) Obsługa produktów personalizowanych
Jeżeli klient zamawia produkt personalizowany, przetwarzamy dane przekazane w treści personalizacji wyłącznie w celu wykonania zamówienia, np. nadruku, dedykacji, podpisu, haftu lub innego oznaczenia produktu.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy.
c) Obsługa płatności
W przypadku płatności online dane mogą być przekazywane operatorowi płatności w zakresie niezbędnym do obsługi transakcji.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy.
Operator płatności: PayU / Przelewy24 / Tpay / Stripe.
d) Dostawa zamówień
Dane adresowe i kontaktowe mogą być przekazywane firmom kurierskim, operatorom pocztowym, brokerom wysyłek lub dostawcom usług logistycznych w celu dostarczenia zamówienia.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy.
Dostawcy przesyłek: inPost, DPD, Poczta Polska, Orlen Paczka.
e) Wystawianie dokumentów księgowych
Dane są przetwarzane w celu wystawienia faktur, rachunków oraz prowadzenia dokumentacji księgowej.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny ciążący na administratorze.
f) Kontakt z użytkownikiem
Dane podane w formularzu kontaktowym, wiadomości e-mail lub wiadomości wysłanej przez media społecznościowe przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora polegający na komunikacji z użytkownikami.
g) Obsługa reklamacji, zwrotów i dochodzenie roszczeń
Dane mogą być przetwarzane w celu obsługi reklamacji, odstąpienia od umowy, zwrotów, a także w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b, c oraz f RODO.
h) Newsletter
Jeżeli użytkownik zapisze się do newslettera, jego adres e-mail będzie przetwarzany w celu przesyłania informacji o produktach, nowościach, promocjach, zapowiedziach, przedsprzedaży lub treściach związanych z marką Zapisane.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda użytkownika.
Zgoda na newsletter może zostać wycofana w dowolnym momencie, np. poprzez kliknięcie linku rezygnacji w wiadomości lub kontakt z administratorem pod adresem kontakt@zapisane.com.pl.
Dostawca newslettera: FreshMail.
i) Analityka i statystyki
Możemy analizować sposób korzystania ze Sklepu, aby poprawiać jego działanie, mierzyć zainteresowanie produktami i rozwijać ofertę.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora.
Narzędzia analityczne: Google Analytics / Google Search Console.
j) Marketing własny
Możemy przetwarzać dane w celu promowania własnych produktów i usług, w tym informowania o nowościach, zapowiedziach, przedsprzedaży lub treściach publikowanych na stronie.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora, a w przypadku newslettera — zgoda użytkownika.
5. Czy podanie danych jest obowiązkowe?
Podanie danych jest dobrowolne, ale w niektórych przypadkach konieczne do skorzystania z określonych funkcji Sklepu.
Brak podania danych potrzebnych do realizacji zamówienia może uniemożliwić jego złożenie, opłacenie lub dostarczenie.
Brak podania adresu e-mail uniemożliwi zapis do newslettera lub kontakt zwrotny.
6. Komu przekazujemy dane osobowe?
Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom, które pomagają nam prowadzić Sklep, w szczególności:
- dostawcy hostingu,
- dostawcy domeny,
- dostawcy systemu sklepowego, np. WordPress / WooCommerce,
- operatorom płatności,
- firmom kurierskim i operatorom pocztowym,
- biuru rachunkowemu,
- dostawcom systemów do fakturowania,
- dostawcom systemów mailingowych,
- dostawcom narzędzi analitycznych i marketingowych,
- podmiotom świadczącym usługi IT,
- organom publicznym, jeżeli wynika to z przepisów prawa.
Dane przekazujemy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu.
7. Jak długo przechowujemy dane?
Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.
W szczególności:
- dane związane z realizacją zamówienia — przez czas potrzebny do wykonania umowy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń,
- dane księgowe — przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego,
- dane związane z reklamacjami i zwrotami — przez czas obsługi sprawy oraz okres przedawnienia roszczeń,
- dane przetwarzane na podstawie zgody — do momentu wycofania zgody,
- dane z korespondencji — przez czas potrzebny do obsługi sprawy, a następnie przez okres zabezpieczenia ewentualnych roszczeń,
- dane techniczne i analityczne — zgodnie z ustawieniami stosowanych narzędzi oraz plików cookies.
8. Prawa użytkownika
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:
- dostępu do swoich danych,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
- wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody,
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Aby skorzystać z praw, należy skontaktować się z administratorem pod adresem: kontakt@zapisane.com.pl.
9. Prawo do wniesienia skargi
Jeżeli użytkownik uzna, że jego dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, ma prawo wnieść skargę do:
Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stawki 2
00-193 Warszawa
10. Pliki cookies
Sklep korzysta z plików cookies, czyli niewielkich plików zapisywanych na urządzeniu użytkownika.
Cookies mogą być wykorzystywane w szczególności do:
- prawidłowego działania Sklepu,
- obsługi koszyka,
- utrzymania sesji użytkownika,
- zapamiętywania ustawień,
- prowadzenia statystyk,
- analizy ruchu na stronie,
- działań marketingowych, jeżeli użytkownik wyrazi na to zgodę.
W przypadku plików cookies innych niż niezbędne, np. analitycznych lub marketingowych, użytkownik powinien mieć możliwość wyrażenia albo odmowy zgody. W praktyce warto zastosować baner cookies z możliwością wyboru kategorii zgód.
11. Rodzaje plików cookies
W Sklepie mogą być stosowane następujące rodzaje cookies:
a) Cookies niezbędne
Są konieczne do prawidłowego działania Sklepu, np. obsługi koszyka, składania zamówienia, logowania lub zapamiętywania podstawowych ustawień.
b) Cookies analityczne
Pomagają sprawdzać, jak użytkownicy korzystają ze strony, które treści są najczęściej odwiedzane i jak można ulepszyć Sklep.
c) Cookies marketingowe
Mogą być wykorzystywane do prowadzenia działań reklamowych, remarketingu lub mierzenia skuteczności kampanii reklamowych.
d) Cookies funkcjonalne
Pozwalają zapamiętać wybrane ustawienia użytkownika i poprawić wygodę korzystania ze strony.
12. Zarządzanie cookies
Użytkownik może zarządzać plikami cookies poprzez ustawienia swojej przeglądarki internetowej.
Można również zmienić zgody cookies z poziomu banera lub panelu zgód dostępnego na stronie, jeżeli taki panel został wdrożony.
Ograniczenie niektórych plików cookies może wpłynąć na działanie wybranych funkcji Sklepu.
13. Zamówienia personalizowane
W przypadku produktów personalizowanych klient może przekazać treści, które mają zostać umieszczone na produkcie, np. imię, dedykację, cytat, tekst, grafikę lub inne informacje.
Dane przekazane w ramach personalizacji są przetwarzane wyłącznie w celu wykonania zamówienia.
Klient powinien upewnić się, że ma prawo do przekazania treści, które mają zostać umieszczone na produkcie, w szczególności jeśli dotyczą innych osób, zawierają dane osobowe, zdjęcia, cytaty, grafiki lub znaki towarowe.
Administrator może odmówić realizacji personalizacji, jeżeli przekazane treści są bezprawne, naruszają prawa osób trzecich, są obraźliwe, dyskryminujące lub sprzeczne z dobrymi obyczajami.
14. Media społecznościowe
Sklep może prowadzić profile w mediach społecznościowych, np. na Facebooku, Instagramie, TikToku lub Pintereście.
Jeżeli użytkownik kontaktuje się z nami przez media społecznościowe, komentuje posty, obserwuje profil lub wysyła wiadomości, dane są przetwarzane w celu obsługi komunikacji, budowania społeczności oraz promowania marki.
Dane przetwarzane w ramach mediów społecznościowych są również przetwarzane przez administratorów tych platform zgodnie z ich własnymi zasadami prywatności.
Profile społecznościowe:
[link do Instagrama]
[link do TikToka]
15. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Niektóre narzędzia wykorzystywane w Sklepie mogą wiązać się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, np. jeżeli korzystamy z usług dostawców technologicznych mających siedzibę lub serwery poza EOG.
W takim przypadku dane są przekazywane wyłącznie wtedy, gdy zapewnione są odpowiednie zabezpieczenia wymagane przez przepisy RODO, np. standardowe klauzule umowne lub inne mechanizmy ochrony danych.
Dotyczy to w szczególności narzędzi takich jak: Google, Meta, Mailchimp, Stripe.
16. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Dane użytkowników nie są wykorzystywane do podejmowania wobec nich decyzji w sposób w pełni zautomatyzowany, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.
W przypadku korzystania z narzędzi analitycznych lub reklamowych może dochodzić do profilowania marketingowego, np. dopasowywania reklam do zainteresowań użytkownika, ale wyłącznie w zakresie dopuszczonym przez prawo i ustawienia zgód użytkownika.
17. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem lub zmianą.
W szczególności stosujemy zabezpieczenia takie jak:
- dostęp do danych wyłącznie dla osób upoważnionych,
- zabezpieczenie kont administracyjnych hasłami,
- szyfrowane połączenie SSL,
- aktualizacje systemu sklepowego i wtyczek,
- kopie zapasowe,
- ograniczenie dostępu do danych tylko do zakresu niezbędnego do realizacji danego celu.
18. Linki zewnętrzne
W Sklepie mogą znajdować się linki do innych stron internetowych, np. profili społecznościowych, systemów płatności, firm kurierskich lub zewnętrznych materiałów.
Nie odpowiadamy za zasady prywatności stosowane przez zewnętrzne serwisy. Przed skorzystaniem z nich warto zapoznać się z ich politykami prywatności.
19. Zmiany Polityki prywatności
Polityka prywatności może być aktualizowana, w szczególności w przypadku:
- zmian przepisów prawa,
- zmian funkcji Sklepu,
- wdrożenia nowych narzędzi,
- zmiany operatorów płatności, dostaw lub systemów marketingowych,
- rozwoju oferty Sklepu.
Aktualna wersja Polityki prywatności jest zawsze dostępna na stronie zapisane.com.pl.
20. Data obowiązywania
Niniejsza Polityka prywatności obowiązuje od dnia: 15.05.2026 roku.